Rapport d'intervention climatisation : ce qu'il doit contenir, et un modèle à reprendre
Le document qui prouve que vous êtes passé, ce que vous avez fait et dans quel état vous avez trouvé la machine. Les rubriques indispensables, et le modèle à copier.
Le rapport d'intervention est le document le plus négligé d'une entreprise de climatisation, et celui qui règle le plus de litiges.
Il répond à trois questions, et à trois questions seulement :
- Êtes-vous passé ?
- Qu'avez-vous fait ?
- Dans quel état avez-vous trouvé la machine ?
Un carnet de bons illisible ne répond à aucune des trois six mois plus tard.
À retenir
Un rapport d'intervention clim utile tient sur une page et contient huit blocs. Le plus important n'est pas le détail technique — c'est l'état constaté et la signature.
Les huit rubriques
1. L'identification. Votre entreprise, vos coordonnées, votre numéro d'attestation de capacité si vous manipulez des fluides. Le client, l'adresse exacte du site.
2. La date, l'heure d'arrivée et de départ. Ce n'est pas de la bureaucratie : c'est ce qui prouve la durée de l'intervention le jour où elle est contestée.
3. L'équipement concerné. Marque, modèle, numéro de série, emplacement précis. « Le split du salon » ne suffit pas quand il y en a quatre dans la maison.
4. La nature de l'intervention. Entretien contractuel, dépannage, mise en service, dépose. Une case, pas un paragraphe.
5. Les opérations réalisées. Nettoyage des filtres, contrôle des pressions, contrôle d'étanchéité, nettoyage de l'échangeur, vérification des condensats, contrôle électrique. Une liste à cocher vaut mieux qu'un champ libre : elle est remplie complètement, y compris par un technicien pressé.
6. L'état constaté et les anomalies. C'est la rubrique la plus importante, et la plus souvent vide. C'est elle qui vous protège — « l'échangeur était déjà encrassé à l'arrivée » — et c'est elle qui génère vos devis de remplacement.
7. Les pièces posées. Filtres, condensateur, télécommande. Ce qui n'est pas noté n'est pas refacturé.
8. La signature du client, avec son nom et l'heure. Sans elle, vous avez un document que vous avez écrit tout seul.
Le modèle
À reprendre tel quel :
``` RAPPORT D'INTERVENTION — CLIMATISATION
Entreprise : ...................................... SIRET : ................ Attestation de capacité : ................
Client : .......................................... Site : ............................................
Date : ....../....../...... Arrivée : ......h...... Départ : ......h......
ÉQUIPEMENT Marque / modèle : ................................. N° de série : ..................................... Emplacement : ..................................... Mise en service : ....../....../......
NATURE [ ] Entretien contractuel [ ] Dépannage [ ] Mise en service [ ] Autre : ..........
OPÉRATIONS RÉALISÉES [ ] Nettoyage des filtres [ ] Nettoyage de l'échangeur / unité extérieure [ ] Contrôle des pressions [ ] Contrôle d'étanchéité du circuit [ ] Vérification de l'évacuation des condensats [ ] Contrôle électrique et des sécurités [ ] Relevé des températures soufflage / reprise [ ] Autre : ......................................
ÉTAT CONSTATÉ / ANOMALIES .................................................. ..................................................
PIÈCES POSÉES ..................................................
SUITE À DONNER [ ] Aucune [ ] Devis à établir [ ] Nouvelle intervention
Prochaine visite prévue : ....../....../......
Le technicien : ............ Le client : ............ Nom : ...................... Nom : ...................... Le ....../....../...... à ......h ```
Le rapport papier a un défaut, et il est sérieux
Un rapport papier signé chez le client reste dans la camionnette jusqu'au vendredi.
Entre-temps : il se perd, il se froisse, la copie carbone est illisible, et surtout personne au bureau ne sait qu'il y avait une anomalie. Le devis de remplacement qui aurait dû partir le jour même part trois semaines plus tard, ou jamais.
C'est la raison principale de passer au rapport numérique — pas l'écologie, ni la modernité : le délai entre le constat et le devis.
Ce que ça donne dans Kapilo
Le technicien clôture la visite depuis son téléphone, coche les opérations, saisit l'état constaté et fait signer le client sur l'écran. Le rapport PDF est généré immédiatement, avec le nom du signataire, l'horodatage et l'adresse IP conservés comme preuve. Une anomalie saisie devient un devis en un clic, et le client retrouve tous ses rapports depuis un lien de partage, sans compte à créer.
Voir la page GMAO climatisation.