Comment suivre ses contrats d'entretien de climatisation sans en oublier un seul
Périmètre, périodicité, reconduction, revalorisation : les quatre points où un contrat d'entretien clim se perd, et la méthode pour les tenir.
Le contrat d'entretien est ce qui distingue une entreprise de climatisation qui vit bien d'une entreprise qui court après les installations.
Il apporte du chiffre d'affaires récurrent, il occupe les périodes creuses, et il vous garde en contact avec un parc de clients à qui vous revendrez des machines dans dix ans.
Encore faut-il le tenir. Et c'est là que ça se complique — pas techniquement, organisationnellement.
À retenir
Un contrat d'entretien clim se perd toujours au même endroit : dans l'écart entre ce qui est écrit et ce qui est réellement fait.
Quatre points de vigilance, dans l'ordre où ils coûtent de l'argent :
1. Le périmètre — quelles machines exactement. 2. La périodicité — et la visite suivante, planifiée ou pas. 3. La reconduction — tacite, à quel prix. 4. La revalorisation — jamais faite, presque partout.
1. Le périmètre : ce que vous entretenez gratuitement sans le savoir
Vous signez un contrat pour trois splits. Deux ans plus tard, le client en a cinq : il a fait installer les deux autres par vous, ou par quelqu'un d'autre.
Votre technicien passe, il fait les cinq. C'est normal, il est sur place, il ne va pas laisser deux machines de côté.
Sauf que le contrat en couvre trois.
Ce n'est pas une fraude du client, dans l'immense majorité des cas il n'y pense simplement pas. C'est un défaut de suivi de votre côté, et il se répète chez tous les clients qui ont agrandi leur parc.
Le contrôle à faire : à chaque ajout d'équipement chez un client sous contrat, se poser la question du périmètre. Pas une fois par an — au moment de l'installation, tant que tout le monde a le sujet en tête.
2. La périodicité : la visite suivante existe-t-elle déjà ?
Un contrat annuel signé en mars 2024 implique une visite en mars 2025, mars 2026, mars 2027.
La question n'est pas de savoir si vous le savez. C'est de savoir si la visite de mars 2026 existe quelque part, dans un planning, avec une date.
Si la réponse est « on la mettra en début d'année », vous en perdrez. Pas toutes, pas tout de suite : celles des mois chargés.
Le principe qui tient : la visite suivante est créée au moment où la précédente est clôturée. Le technicien termine sa visite de mars 2025, la visite de mars 2026 apparaît dans le planning. Personne n'a rien à se rappeler, et le trou est visible un an à l'avance.
3. La reconduction tacite : votre contrat vieillit sans que vous le voyiez
La reconduction tacite est confortable — c'est justement le problème.
Un contrat signé 180 € en 2021, reconduit tacitement chaque année, est toujours à 180 € en 2026. Entre-temps, le carburant, les pièces, les salaires et votre assurance ont augmenté.
Vous n'avez pas perdu ce client. Vous l'entretenez simplement de moins en moins bien payé, et le jour où vous vous en apercevez, l'écart est tel qu'une remise à niveau passe pour une augmentation brutale.
Notez l'échéance avant qu'elle n'arrive, et décidez consciemment : je reconduis au même prix, ou je revalorise. Les deux réponses sont acceptables. L'absence de décision ne l'est pas.
4. La revalorisation : personne ne la fait, et c'est de l'argent qui manque
Une clause d'indexation dans le contrat règle le sujet une fois pour toutes. Une revalorisation annoncée deux mois avant l'échéance, avec une justification simple, passe presque toujours.
Ce qui ne passe pas, c'est un rattrapage de cinq ans d'un coup.
Ce qu'il faut pouvoir sortir en trente secondes
Un suivi de contrats qui fonctionne permet de répondre à ces quatre questions sans ouvrir trois fichiers :
- Qui doit être vu dans les deux prochains mois ?
- Quels contrats arrivent à échéance ce trimestre ?
- Quel est le parc réel de ce client, et le contrat le couvre-t-il ?
- Quand est-on passé chez lui la dernière fois, et qu'a-t-on fait ?
Si l'une de ces réponses demande un appel au technicien ou une recherche dans des dossiers archivés, le suivi n'est pas en place — quel que soit l'outil.
Le tableur, jusqu'où
Un tableur fait très bien le travail jusqu'à une dizaine de contrats. Une ligne par contrat, une colonne « prochaine visite », un tri par date.
Sa limite n'est pas le nombre : c'est qu'il ne se met pas à jour tout seul. La colonne « prochaine visite » reste juste tant que quelqu'un la corrige après chaque passage. Le jour où on oublie une fois, la ligne devient fausse et plus personne ne s'y fie.
Ce que ça donne dans Kapilo
Les contrats portent leur périodicité et génèrent la visite suivante dès que la précédente est clôturée. Le parc de chaque client est visible en une page, avec l'historique de chaque machine. Et le technicien clôture depuis son téléphone, ce qui garantit que la mise à jour est faite le jour même — pas le vendredi soir, de mémoire.
Voir la page GMAO climatisation.