Logiciel chauffagiste : de l'installation à l'entretien, gardez tout l'historique
Vous cherchez un logiciel chauffagiste pour gérer installations, dépannages et entretiens dans le même outil ? Kapilo centralise le planning des techniciens, les contrats d'entretien, le suivi des chaudières et pompes à chaleur, les devis, les factures et l'historique client.
Chaque équipement garde son historique
Chaudière, pompe à chaleur, ballon thermodynamique ou autre installation : rattachez l'équipement directement au client et conservez marque, modèle, numéro de série, date de mise en service, documents techniques et historique des visites au même endroit.
Voir le suivi des équipementsLes entretiens récurrents ne dépendent plus de votre mémoire
Un contrat annuel, semestriel ou trimestriel peut préparer sa prochaine visite lorsque la précédente est terminée. Vous disposez ainsi d'une base claire pour anticiper les visites à venir au lieu de tenir un second fichier parallèle.
Voir les contrats d'entretienPlanning chauffagiste : organisez vos techniciens et interventions
Installation le matin, entretien l'après-midi, dépannage urgent entre les deux : le calendrier Kapilo centralise chantiers et visites, tient compte des absences et permet à chaque technicien de retrouver ce qui lui est affecté.
Voir le planning chantierUne anomalie détectée reste reliée au bon client
Lors d'une visite, les observations, photos et informations utiles restent liées au dossier concerné. Si un travail complémentaire doit être chiffré, vous conservez le contexte sans repartir d'une fiche client vide.
Voir le suivi terrainDe l'installation à la facturation dans le même outil
Créez un devis d'installation ou de remplacement, faites-le accepter, planifiez le travail puis facturez sans changer d'environnement. Kapilo relie la partie commerciale au terrain au lieu de les séparer.
Voir les devis et facturesLe client retrouve ses documents et son suivi
Le portail client rassemble les éléments que vous choisissez de partager : documents, photos et échanges. C'est particulièrement utile lorsque la relation continue après l'installation avec des visites régulières.
Voir le portail clientUn logiciel de gestion chauffagiste pour installations, entretiens et dépannages
Pour une entreprise de chauffage, la gestion ne s'arrête pas au devis : planning chauffagiste, contrats d'entretien, maintenance, historique des équipements et interventions doivent rester liés au même client. Kapilo réunit ces éléments sans séparer terrain et administratif.
- Installation de chaudière et pompe à chaleur
- Contrats d'entretien annuels ou récurrents
- Dépannage et remplacement de pièces
- Suivi des numéros de série et documents techniques
- Planification des techniciens
- Devis de remplacement ou travaux complémentaires
De l'installation à l'entretien : garder le même dossier dans le temps
Lorsqu'une chaudière, une pompe à chaleur ou un ballon thermodynamique est installé, les informations utiles ne s'arrêtent pas à la facture de fin de chantier. Marque, modèle, numéro de série, date de mise en service, documents techniques et interventions futures peuvent devenir importants plusieurs années après l'installation. Kapilo permet de conserver cet historique autour du client et de l'équipement concerné.
Au quotidien, le planning chauffagiste mélange souvent plusieurs types de travail : une installation qui mobilise un technicien sur la journée, des entretiens plus courts et des dépannages qui doivent être ajoutés rapidement. Centraliser ces rendez-vous avec les disponibilités de l'équipe permet d'éviter de gérer d'un côté le calendrier commercial et de l'autre le planning maintenance.
Lorsqu'une visite d'entretien révèle une anomalie ou un remplacement à prévoir, les observations restent liées au dossier. Un devis complémentaire peut ensuite être préparé, accepté, planifié et facturé sans perdre le contexte de la visite précédente. Pour une entreprise de chauffage, c'est cette continuité entre équipement, technicien, contrat, intervention et facturation qui évite une grande partie des ressaisies.
Le même fonctionnement aide aussi à distinguer les différents cycles de vie d'un client : installation neuve, mise en service, entretien périodique, dépannage ponctuel puis éventuel remplacement de l'équipement. Au lieu d'avoir une fiche commerciale d'un côté et un historique technique ailleurs, le dossier reste lisible dans le temps, même lorsque plusieurs techniciens se succèdent chez le même client.
Pourquoi un simple logiciel de devis ne suffit pas toujours à un chauffagiste
Un outil de devis et facturation répond bien au besoin commercial, mais il ne donne pas forcément une vision des prochaines visites d'entretien, de l'historique d'une chaudière ou de la disponibilité des techniciens. À l'inverse, une solution de maintenance très spécialisée peut être surdimensionnée pour une petite entreprise qui doit aussi gérer ses clients, ses devis et ses factures.
Kapilo cherche à réunir ces deux dimensions : la gestion quotidienne de l'entreprise et le suivi des équipements lorsque l'activité l'exige. Le chauffagiste peut donc retrouver dans le même environnement le client, son installation, les interventions passées, les prochaines échéances, le planning de l'équipe et les documents commerciaux.
Cette organisation devient particulièrement utile avec un portefeuille de contrats d'entretien qui grandit. Plus le nombre d'équipements et de visites récurrentes augmente, plus il devient risqué de dépendre d'un rappel manuel, d'un fichier Excel isolé ou de la mémoire d'une seule personne pour savoir quel client doit être recontacté.
Les fonctions Kapilo utiles au quotidien
Approfondissez les fonctions qui répondent directement aux besoins de votre métier.
Guides pratiques pour votre métier
Approfondissez les sujets qui influencent directement vos prix, vos devis et votre organisation terrain.
Tarif horaire chauffagiste
Calculez un taux rentable à partir de vos charges, déplacements, saisonnalité et heures réellement facturables.
Exemple de devis chauffagiste
Structurez vos devis d’installation, remplacement, dépannage et mise en service sans oublier les postes qui mangent la marge.
Attestation entretien chaudière
Délai de 15 jours, contenu, conservation et organisation du suivi après chaque entretien.
Questions fréquentes
Peut-on suivre plusieurs équipements pour un même client ?
Oui. Plusieurs équipements peuvent être rattachés au même client tout en conservant leur propre fiche, leurs documents et leur historique.
Quel logiciel pour gérer les contrats d'entretien d'un chauffagiste ?
Oui. Kapilo permet de gérer des contrats de maintenance récurrents et d'enchaîner les visites prévues selon la fréquence définie.
Kapilo convient-il à une petite entreprise de chauffage ou de maintenance ?
Oui. Kapilo est pensé pour les petites entreprises du bâtiment et les équipes jusqu'à 20 salariés, sans déploiement d'un ERP lourd.
Peut-on conserver les notices et documents d'un équipement ?
Oui. Les documents techniques, garanties et autres fichiers utiles peuvent rester rattachés à l'équipement concerné.
Faut-il un second logiciel pour les devis et factures ?
Non. Les devis, factures, relances et le suivi des paiements font partie de Kapilo et restent liés aux mêmes clients et chantiers.
Quel logiciel utiliser pour suivre chaudières, pompes à chaleur et entretiens clients ?
Un logiciel chauffagiste doit idéalement relier les équipements au client, conserver leur historique et permettre de planifier les prochaines visites. Kapilo ajoute à ce suivi le planning des techniciens, les devis, les factures et les échanges liés au dossier.
Peut-on utiliser Kapilo pour le SAV et les dépannages chauffage ?
Oui. Les dépannages peuvent être planifiés avec les autres interventions, puis reliés au client et à l'équipement concerné. Les observations, documents et éventuels travaux complémentaires restent accessibles pour préparer la suite sans recréer le dossier.
Vos prochains entretiens sont déjà prévisibles
Équipements, contrats, planning, interventions et facturation réunis dans Kapilo.
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