Pourquoi votre entreprise du bâtiment manque de temps (et ce n'est probablement pas pour la raison que vous pensez)
Vous avez l'impression de courir toute la journée ? Découvrez pourquoi le manque de temps n'est souvent pas lié au nombre de chantiers, mais à l'organisation de votre entreprise.
"Je n'ai pas le temps."
C'est probablement la phrase que l'on entend le plus chez les dirigeants d'entreprises du bâtiment.
Pas le temps de rappeler un client.
Pas le temps d'envoyer un devis.
Pas le temps de répondre aux emails.
Pas le temps de réfléchir à l'avenir de l'entreprise.
Et si le problème n'était pas le temps ?
Et si le véritable problème était la façon dont il est utilisé ?
Car une journée dure 24 heures pour tout le monde.
Pourtant, certaines entreprises arrivent à gérer davantage de chantiers, avec moins de stress et sans finir leurs soirées devant l'ordinateur.
Pourquoi ?
À retenir
Le manque de temps est souvent le symptôme d'une organisation qui n'a pas suivi la croissance de l'entreprise.
Vous ne perdez pas une heure
Vous perdez trois minutes.
Puis cinq.
Puis deux.
Puis dix.
Le matin, vous cherchez un devis.
Ensuite une photo.
Puis le numéro d'un client.
Puis un plan.
Chaque interruption paraît insignifiante.
Mais additionnées sur une journée entière, elles représentent parfois plus d'une heure.
Le téléphone décide de votre journée
Le téléphone sonne.
Vous décrochez.
Vous étiez en train de préparer un devis.
Après l'appel, vous reprenez.
Ou plutôt, vous recommencez.
Votre concentration est perdue.
Quelques minutes plus tard, un autre appel arrive.
Puis un message.
Puis un email.
À la fin de la journée, vous avez travaillé en permanence.
Mais rarement sur une seule tâche.
Vous cherchez plus que vous ne produisez
Faites un test demain.
Chronométrez le temps passé à chercher :
- un document ;
- une photo ;
- une facture ;
- une adresse ;
- une référence produit.
Vous serez probablement surpris du résultat.
Le problème n'est pas de chercher.
Le problème est de chercher la même information plusieurs fois.
Les interruptions coûtent plus cher que vous ne le pensez
Prenons un exemple.
Vous êtes interrompu vingt fois dans la journée.
Si chaque interruption vous fait perdre seulement trois minutes pour retrouver votre concentration, vous perdez déjà une heure.
Sans compter le stress qu'elle génère.
Le soir n'est pas fait pour gérer votre entreprise
Combien de dirigeants répondent aux devis après 20 heures ?
Beaucoup.
Parce que c'est enfin le seul moment où le téléphone ne sonne plus.
Mais cette organisation a un coût.
Vous êtes plus fatigué.
Vous prenez moins de recul.
Et votre vie personnelle finit par en souffrir.
Les entreprises qui gagnent du temps font toutes la même chose
Elles ne travaillent pas forcément plus vite.
Elles prennent moins de décisions inutiles.
Elles savent :
- où trouver les documents ;
- qui doit faire quoi ;
- quels sont les prochains chantiers ;
- quelles sont les priorités.
Autrement dit, elles évitent le chaos.
Les cinq questions à vous poser
Avant de penser à recruter ou investir, posez-vous ces questions.
- Est-ce que je retrouve un dossier en moins d'une minute ?
- Est-ce que mes équipes sont autonomes ?
- Est-ce que mes clients disposent des informations importantes ?
- Est-ce que mon planning est clair pour les deux prochaines semaines ?
- Est-ce que je termine régulièrement mes journées avec des tâches non terminées ?
Chaque réponse "non" représente une piste d'amélioration.
Cas concret
Entreprise Dupuis Plomberie, 5 salariés.
Le dirigeant envisageait d'embaucher un assistant administratif.
Avant de recruter, il a analysé une semaine complète.
Résultat :
- près d'une heure par jour passée à rechercher des informations ;
- des appels répétés de clients qui demandaient l'avancement de leur chantier ;
- des devis commencés plusieurs fois sans être terminés.
En réorganisant simplement ses méthodes de travail, il a récupéré plusieurs heures chaque semaine.
Le recrutement est devenu moins urgent.
Les erreurs les plus fréquentes
- Répondre immédiatement à toutes les sollicitations ;
- Utiliser plusieurs outils qui ne communiquent pas entre eux ;
- Ne jamais préparer sa journée ;
- Reporter systématiquement l'administratif au soir ;
- Garder toutes les informations dans sa tête.
Essayez ce défi pendant une semaine
Chaque soir, préparez votre journée du lendemain.
Notez :
- les trois tâches prioritaires ;
- les rendez-vous ;
- les appels à passer.
Le lendemain, commencez par ces trois tâches avant de consulter vos emails.
Cette simple habitude peut transformer votre manière de travailler.
Le conseil du dirigeant
Vous n'avez probablement pas besoin de travailler plus.
Vous avez besoin d'interrompre moins souvent votre travail.
La différence paraît minime.
Elle est pourtant immense sur une année.
En résumé
Le manque de temps est rarement le véritable problème.
Le vrai problème est souvent la dispersion.
Des informations éparpillées.
Des interruptions permanentes.
Des priorités qui changent sans cesse.
En améliorant progressivement votre organisation, vous ne créerez pas plus d'heures dans une journée.
Mais vous utiliserez beaucoup mieux celles que vous avez déjà.
À lire ensuite
- Comment savoir si votre entreprise du bâtiment est bien organisée ?
- Comment gagner une heure par jour sur son administratif ;
- Les 10 indicateurs qu'un dirigeant du bâtiment devrait suivre chaque semaine ;
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