Comment informer ses clients de ses congés sans paraître moins professionnel
Prévenir ses clients de ses vacances est indispensable. Découvrez comment annoncer vos congés avec professionnalisme, rassurer vos clients et éviter les mauvaises surprises pendant votre absence.
Beaucoup d'artisans hésitent à annoncer leurs vacances.
Ils ont peur que leurs clients pensent : "Ils ne sont jamais disponibles."
Ou pire : "Je vais chercher une autre entreprise."
Alors ils ne disent rien.
Ils répondent aux appels pendant leurs congés.
Continuent à envoyer quelques devis.
Gardent un œil sur leurs emails.
Et au final, ils ne décrochent jamais vraiment.
Pourtant, prévenir ses clients de ses congés n'est pas un manque de professionnalisme.
C'est exactement l'inverse.
Le saviez-vous ?
Les entreprises qui communiquent clairement leurs périodes de fermeture génèrent généralement moins d'appels de relance et davantage de confiance.
Pourquoi annoncer ses congés est important
Un client accepte très facilement que vous preniez quelques jours de repos.
Ce qu'il accepte beaucoup moins, c'est de ne pas comprendre pourquoi personne ne répond.
Le silence crée des questions.
Les questions créent de l'inquiétude.
L'inquiétude finit souvent par devenir de l'agacement.
Une information simple suffit pourtant à éviter cette situation.
Prévenez suffisamment tôt
N'attendez pas la veille.
Prévenez idéalement entre une et deux semaines avant votre départ.
Vos clients pourront ainsi :
- anticiper leurs demandes ;
- poser leurs dernières questions ;
- organiser leur propre planning.
Cette anticipation montre que vous maîtrisez votre organisation.
Qui faut-il prévenir ?
Tout le monde n'a pas besoin du même niveau d'information.
Vous pouvez distinguer plusieurs catégories.
Les clients en chantier
Ce sont les premiers à prévenir.
Expliquez :
- la période de fermeture ;
- l'avancement actuel ;
- la date de reprise.
Les clients qui attendent un devis
Indiquez clairement : "Votre devis sera envoyé après notre reprise."
Le client sait à quoi s'attendre.
Les prospects
Un simple message d'absence sur votre boîte mail est généralement suffisant.
Quels supports utiliser ?
Ne vous limitez pas à un seul moyen de communication.
Pensez à mettre à jour :
- votre messagerie vocale ;
- votre signature email ;
- votre fiche Google Business Profile ;
- votre page Facebook ;
- votre page LinkedIn si vous en utilisez une.
Plus l'information est visible, moins vous recevrez d'appels inutiles.
Un exemple d'email
Bonjour Madame Martin,
Notre entreprise sera fermée du 3 au 18 août.
Les chantiers reprendront à partir du 19 août, conformément au planning communiqué.
Si votre chantier est concerné, nous reviendrons vers vous quelques jours avant notre reprise.
Nous vous remercions pour votre confiance et vous souhaitons un excellent été.
Un exemple de message vocal
Bonjour.
Vous êtes bien sur la messagerie de l'entreprise Martin Couverture.
Nous sommes actuellement en congés jusqu'au 18 août inclus.
Nous prendrons connaissance de votre message dès notre retour.
Merci de votre compréhension.
Les erreurs que je vois le plus souvent
Dire "nous sommes fermés"
Sans préciser de date.
Le client ne sait pas quand rappeler.
Continuer à répondre à tout
Les vacances doivent rester des vacances.
Si vous choisissez de rester joignable, définissez des horaires précis.
Oublier les chantiers en cours
Ce sont eux qui ont le plus besoin d'être rassurés.
Ne les laissez jamais sans information.
Cas concret
Entreprise Renaud Électricité.
Pendant plusieurs années, Julien répondait à son téléphone tout le mois d'août.
Résultat :
Une trentaine d'appels.
Des devis commencés sur la terrasse.
Et une reprise encore plus fatigante.
Depuis, il prévient systématiquement tous ses clients quinze jours avant son départ.
Il met à jour sa fiche Google.
Programme un message d'absence.
Résultat :
Seulement quelques appels urgents.
Et de vraies vacances.
La check-list avant de partir
- Tous les clients sont prévenus ;
- Les messages automatiques sont activés ;
- La fiche Google est mise à jour ;
- Les équipes connaissent la date de reprise ;
- Les chantiers sensibles ont été expliqués ;
- Les devis urgents sont envoyés.
Le conseil du dirigeant
Vos clients ne vous reprocheront jamais de prendre des vacances.
En revanche, ils peuvent vous reprocher de disparaître sans explication.
La différence est énorme.
En résumé
Prendre des vacances est normal.
Les annoncer est professionnel.
En communiquant clairement, vous rassurez vos clients, réduisez les appels inutiles et vous vous donnez enfin la possibilité de profiter pleinement de votre repos.
Quelques minutes de préparation peuvent transformer complètement vos congés.
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